PRIVACYBELEID AG-EINDHOVEN (Academisch Genootschap)
Het AG-Eindhoven (Academisch Genootschap), gevestigd te Eindhoven (hierna: ‘het AG’) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Het AG gaat hier zorgvuldig mee om en respecteert uw privacy. Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die het AG verwerkt van leden, kennismakers, bezoekers van evenementen en ontvangers van nieuwsbrieven.
Iedereen die persoonsgegevens aan het AG verstrekt, geeft het AG toestemming om zijn/haar gegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken. Bij de verwerking handelt het AG in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere relevante privacywetgeving. Wij adviseren u het Privacybeleid goed door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.
Verantwoordelijke
Verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens is AG-Eindhoven, Parklaan 93, 5613 BC Eindhoven, tel 040-2434808, KvK nummer 4023 6452, website https://www.ag-eindhoven.nl. Privacy-coördinator is de secretaris van het bestuur, e-mail
Persoonsgegevens
Het AG kan de volgende persoonsgegevens verwerken.
- Voor- en achternaam, geslacht, geboortejaar
- Adresgegevens, e-mailadres, telefoonnummer(s)
- Deelname commissies, honorair lidmaatschap, pasfoto
- Datum aanvang en, indien van toepassing, einde lidmaatschap
- Lidcode, statuscode (type lidmaatschap), naam partner (in geval van huisgenootlidmaatschap)
- Bankrekening, status contributiebetaling, info automatische incasso
- Foto’s waarop betrokkene staat afgebeeld
Met uitzondering van G betreft het gegevens die betrokkene zelf persoonlijk (schriftelijk, telefonisch of digitaal) heeft verstrekt.
Verwerking persoonsgegevens per categorie personen
- Leden van het AG
- Welke gegevens worden bewaard en verwerkt?
A t/m G - Door wie en waarvoor worden de gegevens gebruikt?
A, B, C: door het AG gebruikt voor identificatie, correspondentie, toezending verenigingsorgaan en elektronische nieuwsbrieven; tevens toegankelijk voor andere leden om contact met elkaar te vergemakkelijken. D, E, F: door het AG gebruikt voor registratie lidmaatschap en contributiebetaling G: door het AG gebruikt voor interne doeleinden (onderlinge informatie-uitwisseling leden) en/of voor externe doeleinden (publicaties, PR) - Toestemming voor gebruik?
A t/m F: toestemming door lid verleend bij aanmelding (verplicht)
G: toestemming voor intern gebruik door lid verleend bij aanmelding. Voor extern gebruik wordt per geval toestemming gevraagd. - Wat is de bewaartermijn?
Het AG verwerkt en bewaart persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap, tot maximaal drie jaar na definitieve beëindiging van dit lidmaatschap. Hierna worden de persoonsgegevens vernietigd met uitzondering van A, D en G, die voor historische doeleinden voor onbepaalde tijd bewaard blijven.
- Welke gegevens worden bewaard en verwerkt?
- Kennismakers van het AG
- Welke gegevens worden gebruikt?
A, B en D - Door wie en waarvoor worden de gegevens gebruikt?
Door het AG voor identificatie, correspondentie en toezending elektronische nieuwsbrieven - Toestemming voor gebruik? Door kennismaker verleend bij aanmelding (verplicht)
- Wat is de bewaartermijn?
Wordt een kennismaker geen lid dan wordt B vernietigd en blijven A en D drie jaar door het AG bewaard en daarna vernietigd (reden: iemand mag zich in deze periode niet opnieuw als kennismaker aanmelden).
- Welke gegevens worden gebruikt?
- Bezoekers van evenementen (niet-leden)
- Welke gegevens worden gebruikt? Voor- en achternaam, e-mailadres, tel.nr.
- Door wie en waarvoor worden de gegevens gebruikt? Door de organiserende commissie voor registratie deelname en toegangscontrole; door PR-commissaris bestuur voor incidentele mailings
- Toestemming voor gebruik? Door bezoeker verleend bij aanmelding (verplicht)
- Wat is de bewaartermijn? Gegevens worden maximaal drie jaar na het evenement vernietigd.
- Ontvangers nieuwsbrief (niet-leden)
- Welke gegevens worden gebruikt? [Voor- en achternaam,] e-mailadres
- Door wie en waarvoor worden de gegevens gebruikt? Door het AG voor toezending elektronische nieuwsbrieven
- Toestemming voor gebruik? Door ontvanger verleend bij aanmelding (verplicht). Iedere nieuwsbrief biedt ontvanger mogelijkheid zich af te melden (unsubscribe).
- Wat is de bewaartermijn? Tot ontvanger zich weer afmeldt, dan worden gegevens vernietigd.
Cookies
We gebruiken functionele cookies om uw bezoek aan onze website te verbeteren en om u vanuit de nieuwsbrief te leiden naar de betreffende webpagina. Deze cookies controleren bijvoorbeeld of u bent ingelogd wanneer u verschillende pagina’s op onze website bezoekt, zodat u niet steeds opnieuw hoeft in te loggen. Ook maken we gebruik van Google Analytics om bezoekersaantallen bij te houden en om informatie te ontvangen over het gebruik van onze website
Beveiliging
Het AG heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Opslag binnen de Europese Economische Ruimte (EER)
Door het AG verwerkte persoonsgegevens worden opgeslagen op servers binnen de EER. Het AG geeft persoonsgegevens in beginsel niet door aan landen buiten de EER. Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, zorgt het AG ervoor dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de AVG.
AG-leden
AG-leden hebben via een gebruikersnaam en wachtwoord toegang tot het beveiligde gedeelte van de website. Hier wordt o.a. de mogelijkheid geboden om eigen persoonlijke gegevens in te zien en aan te passen, contactgegevens van AG-leden te zoeken en foto’s te bekijken van AG-activiteiten.
AG-Kaderleden
AG-leden die om uiteenlopende redenen toegang hebben tot persoonsgegevens (zgn. kaderleden) worden hiertoe formeel geautoriseerd, ondertekenen een geheimhoudingsverklaring en krijgen instructies hoe zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens. Is de toegang niet meer noodzakelijk dan wordt de autorisatie beëindigd.
Persoonsgegevens delen met derden
Wij geven, als dat het verenigingsdoel dient, persoonsgegevens door aan andere partijen, maar alleen als die partijen voldoende Privacy garanties geven middels hun eigen Privacy regelement, of we met hen een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. In zo'n overeenkomst maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. U kunt hierbij denken aan het verzendhuis dat ons blad het Gewag verzendt.
Rechten, vragen en klachten
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. U heeft het recht om de toestemming die u ons heeft gegeven om uw gegevens te verwerken in te trekken. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Stuurt u daarvoor een email naar
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact op te nemen met de privacy-coördinator. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijzigingen
Het AG kan dit privacybeleid altijd wijzigen. Een actuele versie van het Privacybeleid wordt op de website van het AG gepubliceerd. Het is verstandig dit document regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.
Eindhoven, november 2019 (V7.2)